Consejos básicos y logísticos para los envíos internacionales de tu e-commerce

Tasas, controles aduaneros, selección de embalaje… realizar envíos internacionales desde tu e-commerce puede resultar un tanto abrumador.

Pero no te preocupes, porque siguiendo la hoja de ruta adecuada podrás reducir los contratiempos y expandirte de forma ordenada a nuevos países.

En este artículo te contamos:

• Los tres requisitos básicos que debes tener en cuenta para realizar envíos internacionales.
• Cómo empaquetar la mercancía correctamente para que las entregas transcurran sin contratiempos.
• Un consejo adicional en caso de que prefieras delegar los envíos a una empresa externa.

¡Comenzamos!

Asegúrate de que tus productos pueden comercializarse fuera

Primero y fundamental: familiarízate con la normativa del país al que quieres expandirte y asegúrate de que tu producto puede venderse allí.

Te sorprendería saber las multas o sanciones a las que se han enfrentado otros e-commerce por no informarse correctamente desde el principio.

¿Y cuál es la mejor forma de saber qué se puede enviar y qué no a cada país? Consultando su web oficial sobre aduanas e impuestos especiales.

La mayoría de estos sitios incluyen el listado de productos que pueden comercializarse o no en dicha región. 

Encontrarás, principalmente, dos tipos de artículos:

• Restringidos: son artículos que deben cumplir determinados criterios para entrar en el país. Normalmente vas a necesitar un permiso especial para su envío.
• Prohibidos: estos artículos no pueden entrar en el país bajo ninguna circunstancia. Estas prohibiciones suelen deberse a motivos de seguridad, tanto en el transporte como para el usuario final.

Comprueba si tus productos contienen componentes peligrosos

Aunque tu producto pueda enviarse a otros países, puede contener ciertas piezas que sí estén prohibidas o que estén catalogadas como peligrosas.

Es el caso de las baterías de litio. Aunque una batería individual no presente peligro, el envío de un lote de productos con baterías sí es arriesgado, ya que están fabricadas con materiales inflamables.

Por esta razón, los paquetes internacionales (incluso los que se envían de particular a particular) con piezas inflamables deben llevar la etiqueta correspondiente. Así los transportistas podrán manejarlos tomando las medidas de seguridad oportunas.

Ten en cuenta también que, al declarar que un producto contiene piezas peligrosas, es probable que este no se envíe por aire y que tengas que pagar una tasa de tramitación.

Calcula las tasas extra vinculadas a los envíos internacionales

Tasas, impuestos, aranceles aduaneros. Desglosemos algunos de estos términos: 

• En primer lugar encontramos las tasas de importación, que se calculan en función del valor de la mercancía y se expresan en forma de porcentaje.
• En tercer lugar, los aranceles aduaneros, que se pagan por importar o exportar productos fuera de un país.
• Y, por último, nos encontramos con los aranceles que se aplican a determinados productos extranjeros. El objetivo es limitar el comercio con ciertos países y hacer más competitivo el comercio local.

Las compañías de envíos como UPS, DHL, FedEx, etc. suelen incluir calculadoras en sus webs con las que puedes tener en cuenta estas tasas y ver el precio estimado del envío.

Dedica recursos y tiempo a embalar tus productos

Embalar tus productos de forma correcta es una de las claves para evitar que el producto llegue dañado y lo envíen de vuelta a tu almacén.

No te la juegues: compra un packaging de calidad

Las cajas de cartón son uno de los embalajes más utilizados y seguros para hacer envíos internacionales.

Los proveedores pueden proporcionártelas en un plazo de tiempo razonable, se pueden personalizar con el logo de tu empresa y soportan bien varios kilos de peso.

Además, es un packaging al que puedes dar varias vidas útiles.

En caso de que el cliente devuelva el producto, puedes reutilizar la caja, excepto si la superficie tiene una hendidura o perforación.

En ese caso es probable que la estructura de la caja haya perdido resistencia, por lo que te recomendamos depositarla en un contenedor de papel.

Los gestores de residuos la reciclarán y transformarán en un nuevo packaging (o en otros artículos de cartón).

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No dejes espacios vacíos en el interior de la caja

Si quedan huecos vacíos, es probable que los artículos se muevan y choquen con las paredes internas de la caja, por lo que el producto podría deteriorarse durante el traslado.

Los artículos como la ropa o los zapatos suelen resistir los movimientos bruscos y, por tanto, no requieren protección extra.

Sin embargo, para productos más frágiles (como artículos de cerámica) sí te recomendamos rellenar los espacios vacíos con virutas de madera, relleno de polietileno (también conocido como “cacahuetes”), papel de seda o papel vegetal.

Asimismo, si tu artículo contiene bordes punzantes, tendrás que embalarlo con papel de burbujas y cinta aislante para que no perfore la caja.

Elige una caja acorde al peso de tus productos

No te arriesgues a utilizar una caja que no se adecua al peso de tus productos, ya que el resultado final siempre será el mismo: un cliente descontento que ha recibido pedido dañado.

Si vas a enviar artículos ligeros, puedes utilizar cajas postales de cartón corrugado.

Pero si el artículo pesa 5 kg o más, te recomendamos valorar otras opciones, como las cajas para envíos de cinco flautas o, incluso, utilizar dos cajas para un mismo envío.

Lo ideal es envolver el artículo en papel de burbujas, introducirlo en una caja postal y, posteriormente, introducir esta caja en una caja para envíos.

Puedes enviar documentos y artículos de poco peso en los sobres compostables de Packhelp

Sella la caja correctamente

Elige siempre cajas que incluyan solapas de cierre resistentes.

Una vez cerradas, un poco de cinta adhesiva será suficiente para que tus envíos lleguen intactos a su destino.

Te recomendamos seguir el método H para sellarla, es decir, añadir cinta adhesiva en las solapas y en las juntas tanto en la parte superior como inferior de la caja.

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Añade las etiquetas correspondientes

Tu mercancía solo llegará a su destino si va etiquetada correctamente: 

• Imprime y pega las etiquetas con el código y el número de lote en la superficie de la caja. Esta información debe quedar visible para que el escáner pueda leerla sin problemas.
• Añade también una etiqueta donde se lea claramente la dirección del remitente y del destinatario. 
• Si es necesario, usa etiquetas para indicar que se trata de productos frágiles o peligrosos.
• Incluye una copia con la dirección del remitente y el destinatario dentro de la caja. Si la mercancía se pierde y alguien la abre, podrá identificar fácilmente su destino original.

En este artículo tienes más información sobre cómo etiquetar tus productos y tus cajas postales

Plantéate contratar un seguro para envíos internacionales

Enviar productos frágiles o muy valiosos suele generar un poco de preocupación. 

Como es lógico, no quieres que los clientes reciban un producto defectuoso, pero si esto ocurre, tampoco querrás que afecte a tu bolsillo.

Por lo tanto, contratar este seguro es sinónimo de tranquilidad y de garantía para los clientes, que confiarán más en tu servicio posventa.

Si decides ofrecer seguro de envíos, menciónalo en la descripción de tus fichas de producto y en tu política de envíos y devoluciones.

Importante: Muchas empresas de transporte cubren la mercancía que supera los 100 dólares por defecto. En ese caso no te hará falta contratar un seguro extra.

Valora los servicios de transporte a tu alcance

Colaborar con la empresa de transporte adecuada es otra regla esencial para que la mercancía llegue correctamente a su destino.

Sopesa estas opciones cuando vayas a hacer tu elección:

• Los países a los que vas a enviar tus productos.
• La frecuencia con la que vas a realizar envíos internacionales.
• Cuánto está dispuesto a pagar tu cliente.
• Cuánto está dispuesto a esperar tu cliente.

Compara los precios y los servicios de distintos transportistas en los países donde vas a expandirte. Valora si vas a ofrecer envíos estándar (más económicos, pero más tardíos) o envíos exprés (más caros, pero más rápidos).

Los envíos por mar suelen tardar más que por aire, pero hay clientes que están dispuestos a esperar si el precio final es más económico.

Por el contrario, hay clientes que prefieren recibir el pedido rápido. Si ofreces ambas entregas, podrás cubrir la demanda de varios tipos de clientes.

Muestra tu política de envíos internacionales en la web

Una vez tengas claro cómo vas a proceder con tus envíos internacionales, debes comunicárselo a los clientes a través de la web.

Las opciones de envío deben estar disponibles tanto en la ficha del producto como en la página de pago.

Asimismo, recuerda que ofrecer diferentes opciones de envío puede ayudar al cliente a decidirse por tu producto.

¿Y si algo sale mal?

Aunque con esta hoja de ruta evitarás muchos contratiempos, los envíos internacionales siempre conllevan algo de riesgo.

Piensa que un solo error como seleccionar la caja incorrecta en un formulario de declaración puede implicar que la mercancía se quede “atascada” en la aduana.

Si esto ocurre, tendrás que ponerte manos a la obra para solucionarlo:

• Contacta con el transportista y coméntale lo sucedido.
• Revisa todo el proceso: ¿se han pagado las tasas correspondientes? ¿Los formularios se han rellenado correctamente?
• Coteja la información que te proporcione el transportista con tu documentación.

Este proceso puede llevar algo de tiempo, por lo que te recomendamos contactar con el cliente y explicarle la situación lo antes posible.

Consejo extra: puedes contratar envíos third party

Si prefieres contar con ayuda externa, puedes delegar tus envíos internacionales a empresas conocidas como Third Party.

Estas empresas cuentan con almacenes de grandes dimensiones donde preservan tus productos para, posteriormente, enviarlos al cliente final. 

Los pedidos seguirán llegando a tu tienda online, pero la empresa Third Party también recibirá la notificación y se encargará de hacerlo llegar a su destino.

Este modelo de negocio funciona de dos formas:

• En tu mismo país: tú les envías tus productos y ellos se encargan por completo del envío al extranjero. Esta opción suele ser más costosa.
• En el país de destino: en este caso tú les envías los productos al por mayor y ellos los envían al domicilio del cliente.

¡Un saludo y nos vemos en el próximo artículo!