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5 normas que debes conocer (sí o sí) para enviar paquetes de forma correcta a cualquier destino

Maria Carrillo Estrada
Maria Carrillo Estrada | 8 min lectura

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Cómo enviar paquetes de forma correcta y sin contratiempos dentro y fuera de la península... Una de las dudas más complejas para los gestores de cualquier e-commerce, ¿verdad?

Hay múltiples cuestiones que resolver, por ejemplo, ¿las cajas deben deben llevar alguna etiqueta obligatoria? ¿Qué ocurre con las aduanas o documentos de exportación? ¿Las etiquetas de los productos deben cumplir con alguna normativa europea?

No es el tema más divertido del mundo... Pero es necesario tener ciertas nociones para realizar tus envíos sin contratiempos y no llevarte sorpresas "desagradables".

Hoy nos hemos propuesto facilitarte el trabajo, y hemos recopilado 5 claves para enviar paquetes de forma correcta cumpliendo con la normativa vigente, ¡manos a la obra!

Documentación, tasas y aduanas

1. ¿Cómo enviar paquetes fuera de la península?

Mapa para analizar cómo enviar paquetes a Europa

Si vas a realizar un envío a las Islas Baleares, las Islas Canarias, Ceuta, Melilla, Gibraltar, Andorra u otros países que no pertenezcan a la UE, todos tus paquetes deberán incluir una factura proforma o una factura comercial (según el caso).

Si vas a enviar paquetes a una empresa, se trata de un envío comercial, y en este caso tendrás que adjuntar una factura con:

  1. Los datos del exportador (remitente): nombre completo del remitente o empresa, dirección completa, N.I.F o D.N.I y nombre del titular, teléfono, correo, persona de contacto y NIE.
  2. Los datos del importador (destinatario): nombre completo del destinatario o empresa, dirección completa, N.I.F o D.N.I y nombre del titular.

Por otro lado, si vas a enviar paquetes para uso personal (es decir, a un cliente directo), tendrás que incluir una declaración jurada (o de contenido) donde se incluyan los mismos datos que en la factura comercial (puedes leer la información desglosada en esta guía de SEUR).

No obstante, recuerda que la legislación de cada país tienes sus particularidades, y que deberás consultar la normativa vigente para que tu mercancía llegue sana y salva a su destino.

Por ejemplo, para enviar paquetes de forma correcta a Estados Unidos en barco, tendrás que cumplimentar el ISF 10+2 Import Security Filling.

Se trata de un documento obligatorio que recoge todos los datos del vendedor, del comprador, del destinatario (en caso de que difiera del comprador), del fabricante, el país de origen y diversos datos relativos al contenedor donde va la mercancía.

cómo enviar paquetes de forma correcta en barco

Si no presentas esta información (o la presentas con errores o después de plazo), la multa puede ir de los 5000 a los 10 000 dólares, y retendrán tu mercancía en la aduana hasta que se resuelva el problema.

En el caso de Gibraltar, la situación también se complicaría con el Brexit. Debido a la imposición del control fronterizo con España, podría haber interrupciones y retrasos en el traslado y el suministro de la mercancía (incluyendo el transporte de comida y medicinas).

No olvides adjuntar tu factura (proforma o comercial) si envías paquetes fuera de la UE y consultar la normativa del país en cuestión. Así evitarás que la mercancía se quede "atascada" en la aduana por tiempo indefinido.

2. ¿Cómo enviar paquetes con el IVA en regla?

cómo calcular los impuestos del envío de mercancía

También debes tener en cuenta que las empresas establecidas en la UE tienen obligaciones diferentes de IVA dependiendo del país donde comercialicen sus productos.

Por ejemplo, si vendes un producto a una empresa registrada a efectos del IVA en la UE y que ejerce su actividad en la UE, las ventas no llevan IVA.

Sin embargo, si vendes este mismo producto a un consumidor directo dentro de la UE, es probable que tengas que incluir el IVA del país correspondiente.

Cada caso tiene una normativa diferente, pero en esta tabla oficial de la UE encontrarás un resumen sencillo con la información esencial que necesitas.

Solo tienes que seleccionar tu caso, hacer clic en Siguiente y acceder a la información.

Cada país tiene unas obligaciones de IVA distintas dentro de la UE. Consúltalas (aquí) siempre que vayas a emitir tus facturas.

Normativa sobre envases y etiquetas

3. ¿Existe alguna normativa sobre envases y etiquetas?

La tercera normativa que debemos tener en cuenta para enviar paquetes de forma correcta es la directiva marco europea 94/62/CE

Es obligatoria para todos los envases existentes en el mercado europeo y a sus residuos, tanto si son utilizados o desechados posteriormente.

Su objetivo es, por un lado, que los envases tengan un peso óptimo y que sean seguros e higiénicos para los consumidores.

El segundo objetivo es limitar la producción de residuos de envases y promover el reciclaje y la reutilización, siendo la eliminación el último recurso.

Además, la esta normativa establece otros dos puntos clave:

  • El 31 de diciembre de 2025 (a más tardar), debe reciclarse el 65 % en peso de todos los envases (50 % del plástico y 75 % del papel y el cartón).
  • El 31 de diciembre de 2030 (como muy tarde) debe reciclarse el 70 % de todos los envases (55 % de plástico y 85 % del papel y el cartón).

Por lo tanto, es importante que valores las alternativas de packaging disponibles a tu alcance y que optes por aquella que cumpla los porcentajes que exige la UE.

En Internet encontrarás diversas opciones. Muchas empresas de paquetería son conscientes de esta necesidad, y ya han empezado a ofrecer embalajes sostenibles para e-commerce y tiendas online.

símbolo de reciclaje y de reutilización de envases

En Packhelp, por ejemplo, estamos concienciados con la causa desde nuestros inicios.

Muchos de nuestros clientes venden productos ecológicos y necesitan embalajes que se alineen con sus valores corporativos. En la mayoría de los casos, eligen:

Si crees que alguna de estas opciones es adecuada para tus productos, puedes entrar en nuestra tienda online para ver con más detenimiento sus características.

A finales de 2030, será obligatorio que un 70 % de los envases de la UE pueda reciclarse. Por lo tanto, es recomendable que valores nuevas opciones de packaging ecológico que cumplan con esta normativa.

4. ¿Qué etiquetas deben llevar mis paquetes?

caja con etiqueta para enviar paquetes de forma correcta

Para enviar paquetes de forma correcta, es recomendable (y, en muchos casos, obligatorio) que tu mercancía vaya etiquetada.

De esta forma, el transportista sabe cómo manipular la mercancía para que llegue a su destino en buenas condiciones.

Además, ten en cuenta que muchas empresas de transporte no recogen la mercancía si no está etiquetada.

Por lo tanto, es bueno que te familiarices con las etiquetas vigentes, que sepas cuáles son obligatorias por ley, cuáles opcionales, y que hables con tu transportista para que te diga qué etiquetas exige su empresa.

Hemos preparado para ti una lista sencilla con los tres tipos de etiquetas vigentes (también puedes encontrar información ampliada en este enlace).

  1. Etiquetas de contenido: permiten al repartidor saber el contenido del paquete sin abrirlo, e incluyen el código del producto, una descripción y el número de unidades que van en la caja.
  2. Etiquetas de manipulación y uso. Este grupo se subdivide en:
  • Material peligroso: se utilizan para alertar de cualquier paquete o material que pueda causar algún daño. Son obligatorias.
  • Trazabilidad: estas etiquetas aportan información sobre el lote y las características de fabricación.
  • Caducidad: indican el consumo preferente de un producto o la caducidad del mismo.
  • Instrucciones de manejo: aportan información sobre cómo manipular, transportar o utilizar el producto.
  • Especiales: una de las etiquetas especiales más conocidas es la Schockwatch. Esta contiene un líquido especial que se vuelve rojo si un paquete se ha caído o manejado de forma incorrecta. Del mismo modo, la etiqueta Tiltwatch se usa con paquetes que deben permanecer verticales durante todo el traslado.
  1. Etiquetas de procedencia y destino: estas etiquetas muestran información sobre el fabricante o almacén de donde vienen los productos. Incluyen el número de envío, el número de paquetes, el destino de la mercancía y la compañía encargada del transporte.

Muchas empresas de transporte exigen que los paquetes vayan etiquetados. Habla con el transportista de antemano para saber qué etiquetas añadir a tus cajas (las de peligrosidad son obligatorias).

5. ¿Todos mis productos deben llevar etiquetas?

unas manos sujetan una etiqueta textil

Tal y como explica la UE, para enviar paquetes de forma correcta, los productos deben salir de tu tienda o almacén correctamente etiquetados.

El objetivo es ofrecer a los consumidores información fidedigna sobre los productos para que compren de forma más consciente.

En este artículo vamos a presentarte cómo deben ser las etiquetas de calzado, productos textiles, cosmética y vino, pero puedes consultar el resto de categorías y tus obligaciones como empresa (o distribuidor) en esta lista oficial.

Todo el calzado de la UE debe incluir una etiqueta con información sobre los materiales que conforman el 80 % del empeine, el forro, la plantilla del producto y la suela.

Puedes imprimir tus etiquetas en forma de texto o pictogramas en el zapato, colocarlas como una pegatina adhesiva o unirlas al zapato con una cuerda u otro sistema de cierre (lo importante es que sea visible para los usuarios).

Debes incluir la etiqueta en, al menos, uno de los dos artículos que conformen el calzado.

Tanto si eres el fabricante como si eres la primera empresa que comercializa con el producto en la UE, eres el responsable directo de que esté correctamente etiquetado.

Esta normativa se aplica a los productos de tu tienda que estén fabricados con fibras textiles en un 80 % o en su totalidad.

Si el producto está compuesto por varias fibras, tus etiquetas deben incluir el nombre y el porcentaje en peso que se ha utilizado de cada fibra.

Asimismo, es obligatorio que indiques si el producto contiene partes no textiles de origen animal.

El fabricante es el responsable de las etiquetas, pero tú (como distribuidor) debes asegurarte de que contengan la información correcta, que sean legibles para los usuarios y que estén impresas en la lengua (o lenguas) del país donde se venderá la prenda.

Los fabricantes de cosméticos deben designar a una persona (o empresa) encargada si quieren vender sus productos en la UE.

Si tú eres la empresa encargada, debes garantizar que el producto cumpla con todos los requisitos en materia de seguridad que recoge la legislación.

Además, debes comprobar que el embalaje contenga el nombre y la dirección de la persona responsable, las precauciones de uso, la lista de ingredientes del producto cosmético, y la fecha de caducidad (todo en el idioma del país donde se va a comercializar).

Las etiquetas de tus productos vitivinícolas debe contener:

  • La denominación de la categoría.
  • El porcentaje de alcohol «% vol»;
  • La identidad del embotellador, productor o vendedor.
  • La identidad del importador (si es un vino importado).
  • El contenido de azúcar (en algunos vinos espumosos).
  • El número de lote.

Aunque no es obligatorio, también puedes dar información sobre el nombre de la uva utilizada, el año de cosecha o los métodos de producción.

5. Etiqueta ecológica de la Unión Europea

Tus productos pueden conseguir la etiqueta ecológica de la UE si:

  • Se demuestra con datos científicos que el ciclo de vida de tus productos (desde la elaboración hasta su eliminación) tiene un impacto medioambiental menor que otros productos de la misma categoría.
  • Comercializas tus productos dentro de la UE.

No obstante, ten en cuenta que ciertos productos no pueden adquirir esta etiqueta:

  • Medicamentos para uso humano o veterinario.
  • Aparatos médicos.
  • Productos que contengan sustancias que, según el Reglamento (CE) 1272/2008, sean tóxicas, peligrosas para el medioambiente, cancerígenas o mutágenas.

etiqueta para productos ecológicos

Diversos productos (calzado, ropa, cosméticos, vino, etc.) deben ir etiquetados si se comercializan en la UE. Tanto si eres distribuidor como empresa directa, es importante que revises que la información de las etiquetas es correcta.

Hasta aquí nuestro artículo de hoy. Esperamos haber aclarado tus dudas sobre cómo enviar paquetes de forma correcta a tus clientes u otras empresas (dentro y fuera de la península).

En resumen, no te olvides de:

  • Adjuntar la factura correspondiente si envías artículos fuera de la UE (así como a las Islas Baleares, Canarias, Ceuta y Melilla).
  • Consultar la normativa vigente en caso de hacer envíos a países como Estados Unidos.
  • Añadir las etiquetas correspondientes (y obligatorias) a tus cajas.
  • Asegurarte de que las etiquetas de tus productos son visibles y contienen la información correcta.
  • Optar por un packaging ecológico que cumpla con la normativa europea.

¡Un saludo! ¡Nos vemos en el próximo artículo!

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