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Retos y ventajas de sumergir a tu pyme en la transformación digital

Maria Carrillo Estrada
Maria Carrillo Estrada | 13 min lectura

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Durante los meses de confinamiento, a muchas empresas solo les ha quedado una opción: bajar la persiana y hacer envíos a domicilio para no parar su actividad.

La cuestión es que, en plena vuelta a la “normalidad”, muchas de ellas se plantean si volver a retomar la actividad en su sede física o centrarse en una estrategia de ventas 100 % online.

Esto significa que si ya veníamos oyendo términos como “digitalización” o “transformación digital” desde hace tiempo, ahora van a escucharse más que nunca en cada reunión de trabajo o mesa de negociaciones.

Estos dos procesos (que han llegado para quedarse) van entrelazados, pero no son sinónimos, y confundirlos podría ralentizar la inmersión de tu pyme en el mundo digital.

Por ello, en este artículo vas a descubrir:  

  • Cuál es la diferencia entre digitalización y transformación digital, y la importancia de no confundirlos a la hora de sumergirte en la era digital.
  • Qué retos y ventajas suponen ambos procesos para tu empresa.
  • Qué pasos sencillos puedes dar para implementarlos en tu pyme de forma correcta (realizando una inversión escalonada).

 ¡Comenzamos!la transformación digital implica una reinvención de tu negocio

Diferencia entre digitalización y transformación digital

¿En qué consiste la digitalización?

En primer lugar, hay que tener claro que la digitalización es un proceso que forma parte de la transformación digital de las empresas. 

Consiste en el uso de herramientas digitales y tecnología para almacenar los datos de tu negocio de forma rápida y eficiente.

Tanto usuarios como empresas hemos ido introduciendo este cambio paulatinamente en nuestro día a día, y ya casi lo hacemos de forma automática. 

Por ejemplo, en lugar de imprimir una factura y enviarla a través de un sobre, cada vez es más común recibirlas por correo electrónico (en PDF o formatos similares).

En definitiva, se trata de transformar procesos tradicionales en procesos digitales para ahorrar espacio, tiempo y dinero.

¿En qué consiste la transformación digital?

la transformación digital va unida a la tecnología

Como acabamos de ver, se conoce como digitalización al uso de tecnología y herramientas digitales. 

Y podríamos pensar, ¿no consiste en esto la transformación digital?  

Este proceso consiste en un cambio profundo en tu modelo de negocio, en tu metodología de trabajo y en la forma en que te diriges a tus clientes potenciales. 

Podemos definirlo como un nuevo modelo empresarial en el que tanto los directivos de tu empresa (si los hay) como los empleados deben familiarizarse con la tecnología y con la automatización de procesos, llegando a sentirse a gusto trabajando con esta nueva metodología.

El objetivo es que haya un cambio de mentalidad en todo el equipo, que integren la tecnología dentro de sus tareas diarias, y que la utilicen de forma ágil y cómoda.

Gracias a este cambio las horas de trabajo pueden ser más productivas (se trata de trabajar de forma más eficiente en menos tiempo) y tu equipo contará con mejores herramientas y conocimientos para adaptarse a los frenéticos cambios del mundo empresarial.

En definitiva, tal y como dice Mark Dorsett: 

“La digitalización tiene que ver más con las personas que con la tecnología, ya que el potencial de la tecnología solo es útil en la manera en que la gente la usa. En este sentido no es fácil para los empleados comprender que su trabajo de toda la vida va a cambiar y, lograr que lo hagan es mucho más importante que la tecnología que vayamos a implantar".

Retos de la transformación digital para tu pyme

La cita de Dorsett nos viene al pelo para introducir los retos a los que vas a enfrentarte al sumergir tu negocio en la transformación digital.

Básicamente, la transformación depende tanto de ti como de tu equipo. 

De nada sirve pagar la licencia de una herramienta digital si no invertís tiempo en aprender a manejarla y a sacarle el máximo rendimiento.

Si la herramienta es compleja, lo ideal es contar con un profesional que conozca su uso y que os ayude a integrarla en vuestros procesos diarios.

Esto nos lleva al primer reto de la transformación digital:

Integración de nuevos profesionales en la plantilla

Si a veces resulta un reto encontrar al profesional adecuado para el puesto vacante de una empresa, la cosa se agrava a la hora de buscar perfiles tecnológicos.

En general, todas las empresas suelen enfrentarse a un problema común: es difícil encontrar a la persona con el expertise suficiente que les ayude en su transformación digital.

Esto, por supuesto, no es culpa de los profesionales actuales. Estamos en pleno cambio, y muchos siguen reinventándose y formándose para cubrir las carencias del mercado. 

En los próximos años, las empresas demandarán más expertos en ciencia, tecnología, ingeniería y matemáticas (STEM), y se estima que se generarán unos 390 000 puestos de trabajo en torno a estos sectores.

Las empresas necesitan profesionales STEM

Estos profesionales deberán estar respaldados por alrededor de 689 000 profesionales con perfiles complementarios.

Es decir, será el personal actual de tu pyme quien los ayude a integrarse en el equipo, y a comprender vuestro know how para realizar una transformación digital con mayor conocimiento de causa.

Buena coordinación entre antiguos y nuevos empleados

Como acabamos de ver, el mix de diversos perfiles será necesario.

Los profesionales STEM os aportarán nuevos conocimientos, y tus trabajadores actuales deberán conseguir que se familiaricen con tus productos o servicios y con la metodología de trabajo que seguís en la empresa.

La integración de nuevos trabajadores en un equipo que ya está consolidado puede ser todo un desafío, ya que:

  • Tanto los antiguos como los nuevos empleados tienen que renovarse, colaborar y nutrirse del perfil del otro. Algunos pueden ver esta renovación de conocimientos como algo innecesario a estas alturas.
  • Los antiguos empleados pueden ver a las nuevas incorporaciones como “una amenaza”. Pueden pensar que, una vez que aprendan los entresijos del negocio, ellos serán prescindibles.
  • En algunas ocasiones, los nuevos empleados pueden pensar que el uso de herramientas digitales es suficiente para realizar un buen trabajo; es decir, podrían mostrar falta de interés por aprender cómo funciona la empresa por dentro.

Por ello, será crucial contar con un jefe de equipo que elimine estas barreras y que les haga trabajar en sintonía.

Tan importantes son las herramientas como conocer las bases de la empresa para poder aplicarlas correctamente en base a su funcionamiento.

En definitiva, la coordinación y el buen rollo entre nuevos y antiguos empleados es el único engranaje capaz de hacer realidad la transformación digital de tu pyme.

Varios miembros de una empresa llegan a un acuerdo

Y, por supuesto, los empleados no son los únicos que tienen que cambiar el chip.

Además de coordinar, la persona al mando tiene que actualizarse junto a ellos. Así podrá marcar objetivos donde la tecnología tenga un papel significativo y que se ajusten a la nueva realidad de la empresa.

Protección ante posibles ataques informáticos

En tercer lugar, tenemos que pensar en qué gastos recurrentes conlleva la transformación digital, y aquí, sin duda, vamos a hablar de ciberseguridad.

Los hackers pueden hacerse con datos relativos a tus clientes, a tus procesos de trabajo y a tus proveedores (entre otros).

Para evitar tu actividad empresarial se paralice debido a estos ciberataques, los expertos recomiendan proteger tres aspectos básicos:

  • Los datos, que deben protegerse mediante seguridad perimetral (como firewall) y con un sistema de copias seguro (backup).
  • Los procesos, es decir, los documentos donde se plasma la actividad de la empresa. En este caso, lo ideal es contar con comunicaciones encriptadas, contraseñas y configuraciones avanzadas de seguridad en los puertos de conexión.
  • Los lugares de trabajo, es decir, recurrir al borrado automático y al bloqueo de los dispositivos para que los empleados puedan trabajar seguros desde cualquier plataforma y lugar.

Nuevas líneas de productos 100 % digitales

El último reto que vamos a abordar es el lanzamiento digital de nuevas gamas de productos en tu pyme.

Si centras los esfuerzos en el online, significa que vas a intentar que los usuarios compren, principalmente, a través de tu web.

Por tanto, uno de tus retos a partir de ahora será el lanzamiento de nuevos productos o servicios a través de este canal.

Para lograrlo, hay algo fundamental que debes tener en cuenta: el usuario no está frente a ti, pero sí está frente a tu web, y cuando navegue por ella tiene que sentirse como en casa.

En definitiva, el cliente debe encontrar una web visualmente atractiva y con información clara sobre tus productos. El objetivo es que sienta que tiene el producto (casi) en las manos.

Esta presentación 3.0 se consigue a través de:

  • Fichas de productos que contegan explicaciones sencillas y atrayentes de cómo es tu producto y de los beneficios que aporta a los clientes.
  • Imágenes y vídeos de calidad para que el cliente visualice bien lo que va a comprar.
  • La posibilidad de leer opiniones reales de otros usuarios que ya han utilizado tu producto.

Para ello necesitarás la ayuda de un copywriter que optimice los textos y de un fotógrafo que realice una buena sesión fotográfica de tus productos.

Beneficios de la transformación digital para tu pyme

Es innegable. La transformación digital conlleva una inversión costosa los primeros meses.

Sin embargo, los beneficios a largo plazo también son numerosos y evidentes:

Ahorro de tiempo y esfuerzo

Muchas empresas se han dado cuenta de que una parte considerable de su plantilla puede trabajar desde casa.

Esta cifra va aumentará cuando se incorporen nuevos empleados STEM que trabajan (la mayor parte del tiempo) con herramientas como el ordenador.

Si se implementan buenas rutinas para teletrabajar, tanto tu plantilla como tú notaréis los beneficios:

  • Los empleados no pierden tiempo desplazándose a la oficina, y no se ven en la necesidad de preparar comidas de forma anticipada o gastar dinero extra comiendo fuera de casa.
  • Se retiene el talento: muchos empleados valoran esta forma de trabajo como una mejora en su calidad de vida, y prefieren quedarse con las empresas que ofrecen esta alternativa.
  • Se trabaja por objetivos y no por horas. Se acabaron las horas sentados en la silla matando el tiempo y sin medir resultados. Si os enfocáis en tareas concretas, al final del mes contabilizaréis las metas logradas, las que no y qué se puede mejorar.

Las reuniones seguirán existiendo, por supuesto, pero gracias a la tecnología, podréis valorar si es necesario asistir en persona o si el asunto puede tratarse a través de una videollamada.

Y es que, a veces, un simple mensaje puede evitar el desplazamiento físico y agilizar la toma de decisiones.

Muchas empresas utilizan sistemas de comunicación interna como Slack o Skype, lo que permite a miembros de uno o varios equipos comunicarse a golpe de clic.

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Reducción de gastos en hardware y software

Si hay algo maravilloso que nos ofrece la tecnología actual es la posibilidad de trabajar en la nube.

trabajar en la nube nos permite agilizar procesos

El número de documentos que se almacena en los ordenadores se ha reducido hasta niveles insospechados.

Esto nos ayuda a liberar espacio y a que el dispositivo procese la información a mayor velocidad mientras trabajamos.

Además, al trabajar en la nube, la información se queda grabada al instante.

Por ejemplo, Google Docs nos permite crear documentos en línea, y otros usuarios pueden ver los cambios que realizamos de forma simultánea.

Estas personas no solo ven nuestro trabajo, también puede editar el documento, sugerir cambios, añadir comentarios, etc., y eso significa que podemos trabajar en equipo desde diversos rincones del mundo.

Conexión directa con los usuarios que te compran

La tecnología también está de tu parte para que conozcas mejor a la audiencia interesada en tu marca.

A través del Big Data se recopilan datos acerca de los hábitos de compra de los usuarios, sus gustos y sus patrones de comportamiento antes de adquirir un producto o servicio.

Por ejemplo, si instalas Google Analytics en tu web, obtendrás datos como: el número de usuarios que visita la página al mes, a qué hora suelen entrar, cuánto tiempo permanecen dentro, qué contenido les interesa más, y un largo etcétera.

Estos parámetros también pueden medirse en tus redes sociales (si tienes un perfil activo y con publicaciones recientes).

Con esta información puedes anticiparte a lo que los clientes esperan de tu negocio, y ofrecérselo a través de productos mejorados, campañas promocionales y descuentos basados en sus necesidades.

las empresas ponen el foco en la satisfacción del cliente

Cómo dar los primeros pasos para adaptar tu negocio a la era digital

Tras ver todos estos retos y ventajas, llegamos a una conclusión clara: la transformación digital requiere tiempo, esfuerzo y recursos económicos, pero es una inversión que se recupera con creces a medio-largo plazo.

Además, es un cambio significativo en la metodología de trabajo de tu empresa, y lo más recomendable es hacerlo de forma gradual.

De esta forma, tanto tu equipo como tú lo iréis asimilando cómodamente y sin agobios.

Aquí te dejamos unos pequeños consejos para que comiences con la transformación desde hoy mismo:

Comienza con herramientas sencillas

Hay herramientas que ofrecen versiones gratuitas, y sirven tanto para gestionar las horas de trabajo como para compartir tareas y trabajar en equipo (Timeneye, Asana o Trello son algunas de ellas).

Si alguna de ellas no te resulta útil, solo tienes que cancelar tu cuenta y probar con alguna similar.

Contrata a profesionales externos

Como hemos visto al principio del artículo, tendrás que incorporar personal de la rama STEM poco a poco para sumergirte de lleno en la transformación digital. No obstante, puedes empezar poco a poco.

Hay muchas agencias externas que se encargan de la transformación digital de las empresas, y pueden ayudarte a dar los primeros pasos en este proceso.

No hay necesidad de contratar a alguien en plantilla desde el principio.

Ten muy presente tus objetivos

Tener presente el objetivo por el que te has embarcado en esta aventura os ayudará a ti y a tu equipo a mantener el ánimo y la adrenalina alta.

El primer cambio que notaréis será interno.

La tecnología os da la oportunidad de automatizar procesos y, por consiguiente, tendréis más tiempo para centraros en tareas importantes o en nuevas estrategias que deseéis implementar en el negocio.

El segundo cambio es igual de relevante, y beneficiará tanto a tu equipo como a los clientes.

Tendrás un conocimiento más profundo del perfil de tu cliente, y podrás optimizar tus estrategias comerciales (con campañas de marketing segmentadas, por ejemplo) y los canales con los que llegas hasta ellos.

¡Un saludo y nos vemos en el próximo artículo!

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