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Rompe las reglas: utiliza el packaging personalizado para reducir gastos en tu empresa

Maria Carrillo Estrada
Maria Carrillo Estrada | 10 min lectura

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Echa un poco la vista atrás. Has crecido, y la cadena de suministro de tu negocio está cambiando a un ritmo vertiginoso. Es una realidad.

Por si fuera poco, el modelo de negocio D2C se está imponiendo y, al mismo tiempo, está cambiando el comportamiento de los clientes.

El consumidor se ha vuelto más selectivo que nunca. Cada vez está más concienciado con la sostenibilidad, y prefiere comprar a las marcas que practican esta filosofía.

En definitiva, se avecinan tiempos de innovación, de metamorfosis en tu negocio. Es probable que tengas que reinventar parte del modo en el que operas.

Sin embargo, hay un elemento que no cambia.

No importa el modelo de negocio o lo exigentes que sean los clientes. Tampoco importa lo que esperan de tu marca. Siempre vas a necesitar packaging.

varias cajas de cartón en un almacén

Imagen de chuttersnap en Unsplash

Si el packaging es una necesidad, significa que va a ser una parte imprescindible de tu cadena de suministro, y tendrás que revisarlo cada cierto tiempo para ver si, de alguna manera, puedes reducir el gasto en este aspecto.

Pero la estrategia de ahorro debe ir más allá de revisar las cajas que se acumulan en tu almacén. Por ello, en este artículo te contaremos: 

- Qué dos aspectos clave necesitas para empezar reducir gastos en tu negocio.

- Cómo (una vez implementes estos cambios) puedes abaratar costes gracias al packaging.

- Por qué el packaging personalizado puede beneficiar (y mucho) a tu bolsillo.

- Cómo ahorrar en el procesamiento de tus entregas y pedidos.

¡Empezamos!

Como verás a continuación, existen muchos métodos que pueden ayudarte a reducir gastos en packaging y en tu negocio, pero no todo pasa por minimizar el número de cajas que pides mensualmente a tu proveedor.

Instruye a tu personal

Primer hecho indiscutible: puedes agotar todos tus esfuerzos en optimizar procesos y productos, pero eso no servirá de nada si la parte humana de tu negocio no está preparada para cumplir con unos estándares mínimos.

dos trabajadores piensan cómo reducir gastos en packaging

Imagen de Wade Austin Ellis en Unsplash

Aunque contrates a expertos y personal cualificado, cada empresa es un mundo, y los trabajadores tienen que familiarizarse con el modo en que tú operas.

El personal tiene que conocer de primera mano los equipos, la maquinaria y los protocolos de la empresa. Asimismo, es muy importante que todos los procesos queden documentados.

Esto ayudará a que los empleados sepan cómo operar desde el minuto uno en que entran en la empresa y a que realicen sus tareas de forma eficaz. Además, podrás utilizarlo como fuente de consulta cuando quieras revisar o mejorar algún proceso de tu negocio.

Revisa tu maquinaria

Segunda verdad irrefutable: cualquier equipo o maquinaria que no funcione de manera correcta, te está costando dinero.

un chico trabaja con maquinaria en un almacén

Imagen diseñada con Canva

Es importante que utilices siempre herramientas y maquinarias en buen estado.

Por ejemplo, podrías usar un palo de escoba como asidero para mover o recolocar los palés, pero no es la opción más recomendable. Por supuesto, te ayuda a reducir la inversión en maquinaria, pero cuando se parta, te quedarás sin asidero y sin escoba.

Cintas transportadoras, máquinas elevadoras o un simple dispensador de cinta adhesiva. Todo debe estar a disposición de los trabajadores y en perfecto estado.

Si descuidas el mantenimiento de la maquinaria y de las herramientas, tendrás que pagar la reparación y perderás dinero durante el tiempo de inactividad cuando se rompan.

Los dos consejos que acabamos de ver son la base para empezar a reducir gastos en tu empresa. Si los aplicas desde el principio, estamos seguros de que cualquier cambio que hagas posteriormente en tu packaging será mucho más efectivo.

¡Ya tenemos la base! Estamos listos para empezar a reducir gastos en packaging.

Como verás a continuación, no vas a tener que renunciar al buen diseño de packaging ni a las cajas de cartón de calidad para minimizar tu inversión. Te lo explicamos de forma clara en 10 puntos.

El packaging es más que una simple caja

las cajas personalizadas te ayudan a reducir gastos en packaging

Imagen de Cocopat

Al pensar en reducir tu inversión en packaging, lo primero que viene a tu mente son varias cajas de cartón apiladas en el almacén, ¿verdad?

Pero, si lo piensas, tus gastos de packaging van más allá de una sencilla caja de cartón. Inviertes una gran parte del presupuesto en palés, técnicas de impresión, políticas de envío, además de tiempo para dividir el almacén en áreas bien diferenciadas.

Está claro que elegir las cajas de cartón adecuadas será clave para reducir gastos mensuales, pero te aconsejamos no dejar de lado todos estos elementos complementarios.

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Puedes analizarlos y hacer pequeñas modificaciones que, a la larga, se reflejarán de forma positiva en tus gastos mensuales. A continuación te damos algunas ideas:

Tu cadena montaje puede optimizarse 

La mano de obra de tu almacén es un gasto fijo, pero puedes realizar pequeñas acciones para optimizar el tiempo que tardan en embalar los productos.

Por ejemplo, ¿te has fijado en que los encargados de la cadena de suministro suelen centrar sus esfuerzos en el empaquetado?

Sin embargo, introducir un producto en la caja correspondiente y cerrarla suele ser una acción rápida de la cadena de suministro.

un chico monta una caja de cartón y piensa cómo reducir gastos en packaging

Imagen diseñada con Canva

Entonces, ¿qué es lo que hace que este proceso a veces se alargue hasta el infinito?

Por ejemplo, añadir una cantidad interminable de cinta adhesiva (para sellar la caja) consume bastante tiempo y, además, estarás consumiendo otro producto fungible. En estas pequeñas acciones es donde se esconden los gastos extra de packaging. 

¿Cuál sería la solución en este caso? Utilizar packaging de mayor calidad.

Con el packaging de calidad no tendrás que usar tanta cinta adhesiva, ya que este suele incluir un mecanismo de cierre automático. Las cajas con solapas suelen venir preencoladas y solo tardarás unos minutos en montarlas.

Esto no solo te ayuda a ahorrar cinta, también significa que no habrá tantos trabajadores montando y encolando cajas manualmente.

Lo innecesario está de más

¿Incluyes flyers o folletos promocionales en los pedidos?

una chica abre una caja de colores

Son estrategias efectivas, pero lo ideal es que sea tu departamento de marketing quien las lleve a cabo.

No es muy recomendable llevar a cabo estas estrategias dentro del departamento logístico, ya que es un gasto extra en materiales y los empleados tardarán más en empaquetar y cerrar cada pedido, lo que causará estragos en los plazos de entrega.

¿Qué alternativas hay en este caso? Puedes imprimir un saludo o un mensaje de agradecimiento en la caja (como ves en la foto de arriba), enviar correos automáticos cuando los clientes hagan una compra, o campañas de email marketing desarrolladas por tu departamento de marketing.

Así podrás reducir gastos en materiales y cumplir los plazos de entrega sin demoras.

El packaging a medida cubre las necesidades de tu negocio

cajas personalizadas a color de Packhelp

Caja de cartón rígido de Packhelp

Otro de los problemas que suele darse cuando una empresa crece es que es más difícil abastecerse de packaging a tiempo.

En estos casos, muchos negocios optan por cajas de tamaño estándar, ya que es un packaging barato que se puede adquirir de forma (bastante) rápida.

Pero, como ya vimos en el artículo Lo que nadie te ha contado sobre las cajas de cartón baratas, esta opción solo suele recomendarse a los negocios que están arrancando.

Sin embargo, si tu empresa ya ha crecido hasta un nivel considerable, esta solución no será viable a largo plazo. 

Es probable que el packaging de tamaño estándar ocupe un sitio adicional en tus estanterías y, en muchos casos, estarás enviando cajas con espacio vacío que no protegen el producto correctamente.

Sin embargo, con una caja diseñada específicamente para tu producto, podrás hacer un uso óptimo del espacio. No solo ocupará un menor volumen en el vehículo de transporte, también dejará espacio libre en las estanterías del almacén.

No tendrás que utilizar material de relleno, y eliminarás el tiempo que los empleados tardan en rellenar los espacios del paquete.

Asimismo, el packaging personalizado refuerza tu estrategia de branding. Tanto si envías las cajas a proveedores o directamente al domicilio de los clientes, todas incluirán tu logo, y este pasará por las manos de muchos clientes potenciales.

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Elige bien a tus proveedores

Si quieres cambiar el diseño o cualquier otra característica de tu packaging, trabajar con múltiples proveedores puede dar lugar a confusiones.

Incluso si realizas un cambio de poca envergadura, tendrás que:

- Contactar con todos los proveedores.

- Asegurarte de que entienden bien el cambio.

- Una vez recibas el packaging, comprobar que todos han implementado el cambio correctamente.

- Modificar todos tus pedidos para introducir el nuevo packaging que has diseñado.

Trabajando con un número más reducido de proveedores de packaging, ahorrarás tiempo explicando los cambios y reducirás los gastos de envío adicionales.

Si quieres ver las opciones de packaging que te ofrece Packhelp, haz clic aquí.

Procesos (aún más) perfeccionados

Si analizas con detenimiento el proceso logístico que sigue tu empresa, puedes encontrar la manera de optimizarlo y eliminar algunos pasos del camino.

Una estrategia que (a veces) se pasa por alto y que puede resultar muy eficaz es la correcta división del almacén.

Si un trabajador necesita papel de burbujas y una caja y estos se encuentran en puntas diferentes del almacén, perderá tiempo en localizar cada producto, y perderás dinero.

Con una correcta división y orden, tu almacén se convertirá en un espacio versátil donde se podrá optimizar el proceso de expedición de cada producto que sale por la puerta.

Concretamente, esta división puede resultarte muy útil en épocas de grandes ventas como el Black Friday o la Navidad. Si quieres saber qué otros pasos puedes dar para mejorar la logística de tu almacén en fechas señaladas, no te pierdas el siguiente artículo:

CÓMO MEJORAR LA LOGÍSTICA DE TU E-COMMERCE EN NAVIDAD

El packaging reducido es más efectivo

Pagas tasas de envío en función del tamaño y el peso de tu packaging.

Por lo tanto, cualquier acción que te permita minimizar estas dos características será positiva para tu bolsillo.

Los productos como la ropa o los alimentos secos suelen incluir un packaging primario y son duraderos por sí mismos. Esto significa que no es necesario introducirlos en cajas de cartón (o packaging secundario) al hacer los envíos online.

En estos casos, lo más práctico es optar por un sobre o una bolsa hermética.

sobre compostable de Packhelp

QUIERO SOBRES COMPOSTABLES DE PACKHELP

Este tipo de packaging suele ser flexible, resistente al agua y protege bien el producto sin añadir peso extra.

Además, el peso y el volumen de los sobres suelen ser menores que el de las cajas de cartón corrugado.

A menor peso y volumen, más dinero en tu bolsillo y más espacio en las estanterías.

Presta atención a los espacios vacíos

Se supone que, si el packaging se ajusta a las medidas de tu producto, no tendrás que invertir en materiales de relleno.

No obstante, existen productos con formas especiales que necesitan packaging a medida. Suele ser productos frágiles y, por tanto, habrá que añadir protección extra y rellenar todos los espacios vacíos.

Lo mejor en estos casos es añadir compartimentos (de cartón o gomaespuma) que fijen el producto para que no se mueva durante el transporte. Esto evitará posibles golpes o daños que podrían suponer una queja y devolución por parte del cliente.

caja con varios productos en el interior

Caja con productos de la marca Alba Box

Revisa tu stock 

¿Pides una gran cantidad de packaging al mes? Abastecerse de manera correcta es importante, pero es importante medir bien cuánto packaging necesitas (en función de la época del año) y cuándo es el mejor momento para pedirlo.

De lo contrario, habrás invertido dinero (y espacio en tu almacén) para cajas de cartón que no sabes cuándo vas a utilizar.

revisar el stock mensualmente ayuda a reducir gastos

Imagen diseñada con Canva

Lo primero que debes hacer es trabajar con un proveedor de packaging que te garantice plazos de entrega correctos. Aunque parezca obvio, este no es siempre el caso, y es fundamental para poder llevar un control exhaustivo de las provisiones.

Lo segundo es utilizar un software de gestión de inventario automático que detecte cuándo se ha llegado al límite y que realice pedidos de forma autónoma.

Gracias a esta herramienta, invertirás menos tiempo en contar las cajas manualmente y en realizar el pedido, y te asegurarás de tener siempre packaging a mano.

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Sé proactivo

Si has leído este artículo hasta el final, es probable que te sientas identificado con las situaciones que hemos descrito: tu empresa está en pleno crecimiento y ciertas estrategias empresariales ya no te funcionan como antes.

En definitiva, necesitas una nueva visión y el consejo de expertos para hacer que tu negocio siga expandiéndose y que sea cada vez más rentable.

Por nuestra parte, esperamos haber aportado nuestro granito de arena para que puedas transformar tu estrategia logística y el modo en que trabajas con tu packaging.

El consejo final es que cuanto antes implementes estos cambios, mejor. Lo más recomendable es empezar a valorar tu proceso logístico y tu estrategia de packaging antes de empezar a crecer a lo grande y que comiencen los imprevistos.

Asimismo (como te hemos comentado al principio), es importante que hagas una revisión del packaging cada seis meses para reafirmar tu abastecimiento, procedimientos y métodos. Así podrás prevenir posibles inconvenientes a tiempo.

Imagen de portada de FensišmensiTM

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